Как организовать деловую поездку

При ведении бизнеса не обойтись без деловых контактов. Телефонные разговоры и переписка в социальных сетях не заменят личных встреч. Поэтому предприниматели регулярно ездят в командировки для участия в переговорах с партнерами. Необходимо организовать деловые поездки не только по России, но и за границу. Если секретарь или личный помощник руководителя не имеет такого опыта, а предстоят важные переговоры, то я рекомендую обратиться к профессионалам. Они помогут в оформлении визы, забронируют номер в гостинице и авиабилеты, составят оптимальный маршрут. Детальное планирование позволяет избежать неприятных сюрпризов и срыва сделки из-за отсутствия билета или отказа в визе.

Выделяют следующие типы деловых поездок:

• Частная. Она требуется для проведения предварительных переговоров с потенциальным деловым партнером;
• Выставки. Представители организации посещают выставки, где демонстрируются товары конкурентов. Это позволяет им оставаться в курсе тенденций, найти новые рынки сбыта;
• Семинары и конференции. Такие мероприятия часто посещают врачи, педагоги, туристические агенты. Это позволяет им обмениваться опытом с коллегами и повышать квалификацию;
• Тренинги. На них отправляются менеджеры, руководители для получения нового опыта и знаний;
• Корпоративная поездка. Крупные компании поощряют лучших сотрудников поездкой в зарубежные страны.

При организации поездки надо учесть следующие моменты:

• Приобрести билеты на удобный рейс. Чаще всего бизнесмены путешествуют самолетом - это позволяет сэкономить время и не столь утомительно, как поездка на поезде или личном автомобиле. Если зарегистрироваться в программе лояльности, то билеты удастся покупать со значительной скидкой. Необходимо заказать трансфер из аэропорта до гостиницы;
• Проживание. Следует заранее забронировать номер в отеле. Там должны быть комфортные условия, имеется мини-сейф для хранения важных документов. Если планируется групповая поездка, то выгоднее арендовать квартиру или виллу;
• Получение визы. Если запланирована поездка в другое государство, то необходимо оформить визу. Необходимо заранее связаться с посольством, так как законодательство может меняться.