Как организуется файловое хранилище

Если раньше документы хранились в распечатанном виде в папках и шкафах, то теперь они находятся на жестком диске компьютера.

Там можно найти рабочую и личную переписку, фотографии, любимую музыку и фильмы. Для компаний потребуется организация файлового хранилища в Санкт-Петербурге, что позволит более рационально использовать рабочее пространство. Для этого обращаются в специализированную фирму, оказывающую данный вид услуг. Ею могут воспользоваться образовательные, медицинские, государственные учреждения, производственные предприятия, организации, занимающиеся розничной торговлей, иными видами бизнеса. Воспользовавшись данной системой, клиенты получают доступ только к тем данным, с какими им предстоит работа. Это позволяет сохранить коммерческую тайну, улучшить производительность труда. Пользователи смогут создавать и переименовывать документы, анализировать данные, составлять отчеты.

Данной услугой необходимо воспользоваться в следующих случаях:

• На рабочем столе практически нет свободного места. Там имеется 40 значков и более;
• Пользователь не может вспомнить, где находится требующийся документ и использует встроенный поиск Windows;
• В меню пуск сложно найти требующуюся программу;
• В папке «Мои документы» находится большое количество файлов, относящихся к разной тематике.

Советы по организации файлов

Пользователи могут самостоятельно создавать и систематизировать папки. Они сами выбирают название, что позволяет отправлять файл в предназначенную для него папку и быстро его находить. Например, если компьютером пользуются несколько сотрудников, то будет удобнее, если каждый будет хранить свои документы в подписанных ими папках. Если же компьютер используется единолично, то можно назвать папки в соответствии с целевым предназначением - договора, акты, накладные и т.п.

После того, как система была создана, а все файлы упорядочены по папкам, ее надо придерживаться. Все новые файлы надо сразу после завершения работы отправлять в соответствующую папку. Необходимо создать собственный каталог, а в нем подкаталоги. Наименования у папок и файлов должны быть «говорящими», позволяющими пользователю даже спустя несколько месяцев сразу понять, какая информация в них содержится.